Administrativo/a

Administraria


Plazo de inscripción
Desde 09/06/2025 hasta 23/06/2025

Izena emateko epea
2025/06/09-tik 2025/06/23-ra

Requisitos
Título de Bachiller o título de Técnico/a o equivalente. Euskera nivel B2

Baldintzak
Batxilergoko titulua edo teknikari titulua edo baliokidea. Euskara B2 maila

Tipo de Oferta
Concurso Oposición

Eskaintza mota
Oposizio-lehiaketa


Misión del puesto
Desarrollar todas las actividades administrativas que se generan en la organización, tanto a nivel general como a nivel específico. Lanpostuaren eginkizuna
Erakundean sortzen diren administrazio jarduera guztiak garatzea, orokorrak zein espezifikoak ere.

Funciones

ÁMBITOS DE ACTUACIÓN ESPECÍFICOS:

TRAMITACIÓN ADMINISTRATIVA

·        Tramitación de seguros para participantes en cursos y programas.

·        Cumplimentar y recopilar la documentación e información necesaria para la presentación y tramitación de solicitudes de todo tipo (subvenciones, colaboración con entidades, …)

·        Identificar, recopilar (localizar, fotocopiar, escanear, archivar, solicitar certificados…) y coordinar el intercambio de la información que sea necesaria para la realización de justificaciones económicas/técnicas y/o auditorías.

·        Revisar, solicitar información si procede y resolver expedientes de Ayudas/Programas (bajo supervisión técnica) en base a criterios preestablecidos y atender las consultas que se generen.

·        Supervisar la tramitación de expedientes de Ayudas/Programas.

·        Elaboración de solicitudes de pago según el procedimiento.

·        Preparar la información necesaria para realización de facturación por parte de contabilidad.

·        Asistir al equipo técnico en organización de eventos/viajes de carácter nacional y/o internacional.

·        Realizar el volcado de datos generados por la actividad en aplicaciones que se requiera, bien internas de Fomento o externas de Otros entes y Organismos.

CONTRATACIÓN Y GESTIÓN ECONÓMICA

·        Tramitar facturas.

·        Registrar y cuadrar los apuntes contables.

·        Realizar la conciliación y cuadres bancarios.

·        Realizar trámites administrativos relacionados con contratación, compras y gestión presupuestaria.

·        Realizar trámites administrativos relacionados con la fiscalidad de la empresa: presentación y liquidación de impuestos correspondientes, etc.

 

AMBITOS DE ACTUACION GENERALES

 

ATENCIÓN AL CLIENTE

·        Atender, informar y asistir a través de los diferentes (presencial, web, telefónico) canales a las personas que se acercan a Fomento siguiendo las pautas marcadas en la estrategia comercial.

·        Atender las llamadas telefónicas entrantes, proporcionar la información que requiera el cliente si es posible y derivar a la persona que proceda cuando corresponda.

·        Realizar las llamadas a clientes/colaboradores bien para proporcionar información, bien para convocar a eventos, cursos, etc.

·        Realizar sesiones informativas grupales con clientes en función de la demanda y los procedimientos establecidos.

·        Realizar trámites administrativos de atención al cliente y volcar la información en sistema de información correspondiente.

 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCUMENTACIÓN

·        Encuadernar, fotocopiar, escanear y archivar la documentación generada en la Organización.

·        Registrar en la BD correspondiente las entradas y salidas de la documentación.

·        Repartir los Faxes entrantes.

·        Gestionar (recoger y enviar) el correo externo que se genere.

·        Gestionar y distribuir el correo interno que se genere.

·        Realizar los envíos de mensajería que sean necesarios.

·        Registrar documentación que proceda en Organismos Oficiales.

·        Gestionar (identificar, registrar, organizar…) la entrada y salida de documentación de interés general en los archivos de Fomento.

 

 

EQUIPAMIENTOS / INSTALACIONES Y MATERIALES

·        Controlar el stock y gestionar el aprovisionamiento del material de oficina (realizar pedidos, recepcionarlos, ubicarlos,…).

·        Mantener en perfectas condiciones de funcionamiento y en su caso gestionar la reparación del equipamiento común de oficina. (salas de reuniones, equipamiento informático, móviles, plazas de garaje,…).

·        Controlar y gestionar mediante el sistema de reservas establecido el uso de los recursos comunes disponibles en Fomento (salas de reuniones, equipamiento informático, móviles, plazas de garaje,…).

 

 
GESTIÓN DE INFORMACIÓN

·        Gestionar la publicación de información en diferentes soportes (web, boletines, folletos…)

·        Revisar fuentes de información preestablecidas (boletines, webs, newsletters,…) y remitir información de interés a personal técnico que proceda según este establecido.

·        Obtener y recopilar información sobre evolución de indicadores de las BD existentes para seguimiento interno de actividades, proyectos, elaboración de informes, memorias,…

Funtzioak

JARDUKETA ESPARRU ESPEZIFIKOAK:

 

ADMINISTRAZIO IZAPIDEAK

  • Ikastaro eta programetan parte hartzen duten pertsonen aseguruak izapidetzea.
  • Mota guztietako eskaerak (dirulaguntzak, lankidetza erakundeekin, etab.) aurkezteko eta izapidetzeko behar diren dokumentazioa eta informazioa betetzea eta biltzea.
  • Justifikazio ekonomikoak/teknikoak eta/edo auditoretzak egiteko behar den informazioa identifikatzea, biltzea (aurkitzea, fotokopiatzea, eskaneatzea, artxibatzea, ziurtagiriak eskatzea…) eta informazio trukea koordinatzea.
  • Laguntza/Programen espedienteak berrikustea (gainbegiratze teknikopean), behar izatekotan informazioa eskatzea eta ebaztea, aurrez ezarritako irizpideen arabera, eta sortutako kontsultei erantzutea.
  • Laguntza/programen espedienteen izapidetzea gainbegiratzea.
  • Ordainketa eskaerak egitea dagokien prozedurari jarraituta.
  • Kontabilitateak fakturazioa egiteko beharrezkoa den informazioa prestatzea.
  • Talde teknikoari laguntza ematea ekitaldiak eta bidaiak maila nazional edo internazionalean antolatzeko.
  • Jarduerak sortutako datuak dagozkien aplikazioetan iraultzea, bai Donostia Sustapenaren aplikazioetan zein beste erakunde eta organo batzuen aplikazioetan ere.

KONTRATAZIOA ETA KUDEAKETA EKONOMIKOA

  • Fakturak izapidetzea.
  • Kontabilitateko idazpenak erregistratu eta koadratzea.
  • Banku berdinkatzea eta koadratzeak egitea.
  • Kontratazioarekin, erosketekin eta aurrekontuen kudeaketarekin lotutako administrazioko izapideak egitea.
  • Enpresaren fiskalitatearekin lotutako administrazio izapideak egitea: dagozkion zergen aurkezpena eta likidazioa, etab.

 

 

TXOSTENAK, AZTERLANAK ETA HAUTAGAITZAK EGITEA HIRIAREN PLAN ESTRATEGIKOAREN EREMUAN

  • Hiriko ildo eta proiektu estrategikoekin lotutako txostenak eta azterlanak egiten laguntzea.
  • Hiriko kultura, kirol eta Europako sarietarako hautagaitzak betetzeko eskatzen diren txostenak eta oinarrizko dokumentazioa egiten laguntzea, bai eta hautagaitzaren prozesuaren kudeaketa eta jarraipena egiten laguntzea ere.

 

 

JARDUKETA ESPARRU OROKORRAK:

 

BEZEROENTZAKO ARRETA ZERBITZUA

  • Donostia Sustapenera jotzen duten pertsonei arreta, informazioa eta laguntza ematea erabilgarri dauden kanal guztien bitartez (aurrez aurre, webgunea, telefonoa) eta merkataritza estrategian ezarritako jarraibideak errespetatuz.
  • Sarrerako telefono deiei arreta ematea, bezeroari behar duen informazioa eskaintzea, ahal bada, eta deia dagokion pertsonari bideratzea, egokia denean.
  • Bezero/laguntzaileei deiak egitea informazioa emateko, ekitaldien deialdia egiteko, ikastaroak antolatzeko, etab.
  • Taldekako informazio saioak antolatzea bezeroekin, eskariaren eta ezarritako prozeduren arabera.
  • Bezeroei arreta emateko administrazio izapideak egitea eta informazioa dagokion informazio sisteman iraultzea.

 

DOKUMENTAZIOAREN ADMINISTRAZIO KUDEAKETA

  • Erakundean sortzen den dokumentazioa koadernatzea, fotokopiatzea, eskaneatzea eta artxibatzea.
  • Dokumentazio sarrerak eta irteerak dagokion datu basean erregistratzea.
  • Sartzen diren faxak banatzea.
  • Sortzen den kanpoko posta kudeatzea (jasotzea eta bidaltzea).
  • Sortzen den barneko posta kudeatzea eta banatzea.
  • Behar diren mezularitza bidalketak egitea.
  • Egokia den dokumentazioa erakunde ofizialetan erregistratzea.
  • Donostia Sustapenaren artxiboetako interes orokorreko dokumentazioa kudeatzea (identifikatzea, erregistratzea, antolatzea…).

 

EKIPAMENDUAK / INSTALAZIOAK ETA MATERIALAK

  • Izakinak kontrolatzea eta bulegoko materialaren hornidura kudeatzea (eskaerak egitea, jasotzea, kokatzea…).
  • Bulegoko ekipamendu erkidea funtzionamendu baldintza ezin hobeetan mantentzea eta, beharrezkoa denean, konponketak kudeatzea (bilera aretoak, ekipamendu informatikoa, mugikorrak, aparkalekuak…).

Donostia Sustapenaren baliabide erkideen erabilera ezarritako erreserba sistemaren bitartez kontrolatu eta kudeatzea (bilera aretoak, ekipamendu informatikoa, mugikorrak, aparkalekuak…).

 

INFORMAZIOAREN KUDEAKETA

  • Informazioa zenbait euskarritan argitaratzea kudeatzea (webgunea, buletinak, liburuxkak…).
  • Aurrez ezarritako informazio iturriak berrikustea (buletinak, webguneak, newsletterrak…) eta intereseko informazioa dagokion langile teknikoei helaraztea.
  • Uneko datu baseen adierazleen bilakaerari buruzko informazioa lortu eta biltzea, jardueren, proiektuen, txosten prestaketaren, memorien eta abarren barne jarraipena egiteko.

Solicitar Oferta Eskaintza eskatu